Mise en place de la procédure d’alerte interne
Depuis le 1er septembre 2022, le règlement intérieur doit rappeler l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte prévu au chapitre II de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique du 21 mars 2022.
Pour rappel, un lanceur d’alerte est une personne qui révèle ou signale, de bonne foi :
- Un crime ou un délit,
- Une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale,
- Une menace ou un préjudice graves pour l’intérêts général.
Un décret du 3 octobre 2022, publié au Journal Officiel du 4 octobre dernier détaille les nouvelles modalités selon lesquelles doit être établie la procédure interne de recueil des alertes émises.
Vous trouverez ci-après le contenu du décret précité.
Une procédure mise en place par tout moyen :
La procédure d’alerte interne peut être mise en place par tout moyen, après consultation du Comité social et économique.
- Il pourra s’agir d’un accord collectif, d’une décision unilatérale de l’employeur, d’une charte, d’une note de service, etc.
Cette procédure devra être diffusée par tout moyen assurant une publicité suffisante et dans des conditions permettant de la rendre accessible de manière permanente.
- Il pourra s’agir d’un affichage, d’une publication le cas échéant sur le site internet de la société, ou encore par voie électronique.
En tout état de cause, la procédure d’alerte interne devra mettre à disposition des informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement externe.
Un canal de réception oral ou écrit :
Tout d’abord, la procédure interne est tenue d’instaurer un canal de réception permettant à tout lanceur d’alerte d’adresser un signalement écrit ou oral, au choix.
Le canal de réception peut également être géré en externe par un tiers.
Lorsqu’il est oral, le signalement s’effectuer :
- Par téléphone ou autre système de messagerie vocale,
- Sur demande de l’auteur et selon son choix, par visioconférence ou lors d’une rencontre physique organisée au plus tard 20 jours ouvrés après la réception de la demande.
La procédure d’alerte interne peut imposer à l’auteur du signalement, hormis le cas où il est anonyme, de transmettre tout élément justifiant de sa qualité de lanceur d’alerte interne.
Par ailleurs, l’auteur peut communiquer tout élément de nature à étayer son signalement.
En tout état de cause, l’auteur du signalement doit être informé par écrit de sa réception dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception.
Traitement du signalement :
La procédure d’alerte interne est tenue d’indiquer la ou les personnes ou le ou les services désignés pour recueillir et traiter les signalements.
Ces personnes ou services doivent disposer, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l’autorité ou les moyens suffisants à l’exercice de leurs missions.
Une fois le signalement reçu, son traitement débute par l’analyse de sa recevabilité au regard des conditions légales.
Dans ce cadre, la procédure interne :
- Prévoit que l’auteur du signalement est informé des raisons pour lesquelles son signalement ne respecte pas, le cas échéant, les conditions légales et précise les suites données à ce type de signalement ;
- Précise les suites données aux signalements anonymes.
Lorsque les conditions légales sont respectées, la société assure le traitement du signalement.
Elle peut alors demander tout complément d’information à son auteur afin d’évaluer l’exactitude de ses allégations.
Lorsque le signalement paraît fondé, la société met en œuvre les moyens à sa disposition pour remédier à son objet.
- L’auteur du signalement est informé par écrit, dans un délai raisonnable n’excédant pas trois mois à compter de la réception du signalement (ou à défaut 7 jours ouvrés suivant le signalement) des mesures envisagées ou prises et leur motif pour évaluer l’exactitude de ses allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement.
La clôture est effectuée :
- Lorsque le signalement est devenu sans objet,
- Lorsque les allégations de son auteur sont inexactes ou infondées.
L’auteur du signalement doit être informé de la clôture du signalement par écrit.
Une procédure interne qui garantit sa confidentialité et son intégrité :
La procédure interne doit garantir l’intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné.
Lorsqu’il est oral, le signalement doit être consigné :
- Soit en enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable,
- Soit en la transcrivant de manière intégrale,
- Soit en établissant un procès-verbal précis de la conversation.
Cette trace écrite ou orale ne doit être conservée que pour un temps strictement nécessaire et proportionné.
Par ailleurs, le procès-verbal ou la transcription peut être vérifiée, rectifiée et approuvée par l’auteur du signalement.
La désignation d’autorités externes chargées des signalements :
Des autorités externes peuvent être saisies par les lanceurs d’alerte, soit après un signalement interne soit directement.
La liste de ces autorités est fixée en annexe du décret du 3 octobre 2022.
- Pour des signalements portant sur les relations individuelles et collectives du travail et/ou les conditions de travail, l’autorité désignée est la Direction générale du travail.
- En matière d’emploi et de formation professionnelle il s’agit de la délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle,
- En matière de discriminations, il s’agit du défenseur des droits.
