L’article 6 de l’ordonnance du 1er avril 2020 a prévu la possibilité de réunir le Comité social et économique en recourant à la visioconférence, la conférence téléphonique ou la messagerie instantanée afin de tenir compte de l’épidémie de Covid-19.
L’ordonnance du 1er avril 2020 aménage les règles déjà prévues en matière de visioconférence et permet le recours à ces modes alternatifs pour l’ensemble des réunions du CSE pendant l’état d’urgence sanitaire, après information de ses membres.
Un décret du 10 avril 2020 n° 2020-418 est venu préciser les modalités de réunion du CSE par ces modes.
- La visioconférence et la conférence téléphonique sont la règle en cette période d’urgence sanitaire :
La visioconférence est déjà prévue par le code du travail aux articles D 2315-1 et D2315-2.
Pour rappel, lorsque le CSE est réuni par visioconférence, le dispositif doit garantir :
- L’identification de ses membres ;
- La participation active des membres en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
Aussi, en cas de vote à bulletin secret, le dispositif doit garantir l’anonymat.
- Si le vote est organisé par voie électronique, le système doit assurer la confidentialité des données transmises et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les réunions se déroulent en deux temps :
- En premier lieu, l’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques permettant le recours à ce dispositif ;
- En second lieu, le vote s’exerce simultanément, les membres disposant d’une durée identique pour voter.
Aussi, concernant la conférence téléphonique, le décret du 10 avril 2020 prévoit que le dispositif doit assurer ces mêmes garanties sauf en ce qui concerne la retransmission de l’image et suivre ces mêmes modalités de déroulement de la réunion.
- La messagerie instantanée en cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou la conférence téléphonique, ou en cas d’accord d’entreprise :
Le recours à la messagerie instantanée n’est autorisé qu’en cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou par accord collectif d’entreprise.
Il faut avouer que la situation se complique quelque peu lorsque la réunion de l’instance représentative du personnel est tenue par messagerie instantanée puisque la voix n’est plus présente dans les débats.
Cette méthode n’est donc à utiliser qu’en ultime recours.
Le décret prévoit que lorsque le CSE est réuni par messagerie instantanée, le dispositif doit garantir :
- L’identification de ses membres ;
- La participation effective de ses membres en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations.
Les règles de vote à bulletin secret ou par voie électronique répondent aux mêmes conditions que celles en cas de visioconférence ou de conférence téléphonique.
L’employeur doit informer préalablement les membres du CSE de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et préciser la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture.
La réunion se déroule ensuite selon les étapes suivantes :
- En premier lieu, l’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques permettant le recours à ce dispositif ;
- Les débats sont clos par un message du président, qui ne peut intervenir avant l’heure fixée pour sa clôture ;
- Le vote doit avoir lieu de manière simultanée, les membres disposant d’une durée identique pour voter et précisée par le président ;
- Au terme de ce délai, le président adresse les résultats à l’ensemble des membres du CSE.
Le décret du 10 avril 2020 prévoit enfin que l’information préalable des membres du CSE relative au recours à l’un de ces modes alternatifs suit les mêmes règles que celles applicables à la convocation des membres à la réunion, à savoir une information par remise contre émargement ou par lettre ou mail avec accusé de réception.
Il conviendrait donc de le mentionner dans la lettre de convocation des membres du CSE.
